WEB147.CZ BLOG

9 bodů, jak správně vytvořit poptávku na grafické práce

Správně sestavená poptávka na grafické práce je prvním krokem pro úspěšnou realizaci projektu. Může také výrazně přispět k hladkému průběhu výběrového řízení, umožnit rychlé nalezení realizátora, zamezit nedorozuměním a v neposlední řadě ušetřit náklady.

Tento článek by vám měl pomoci při sestavování poptávky na jakékoli grafické práce či jakékoli další kreativní činnosti, jejichž výsledek není možné definovat předem ve všech detailech. Ať jste profesionální markeťák/markeťačka, asistent/ka vedení firmy nebo zastáváte jinou funkci a padla na vás povinnost zadat výběrové řízení u projektu, kde nemáte zkušenost se všemi činnostmi, které si jeho realizace vyžádá (což je samozřejmé, protože nikdo nejsme expert na všechno), tak vždy špatné zadání poptávky může přinést nechtěný výsledek, který následně padne na vaši hlavu.

V tomto článku se s vámi chci podělit o své zkušenosti zobou stran. Jednak z pozice zadávajícího poptávku, kterou bylo v mém případě 8 let na pozici vedoucího marketingového oddělení firmy s500 zaměstnanci. A za druhé z pozice tvůrce nabídky na základě poptávky jako freelancer. Věřím, že vám budou mé postřehy ku prospěchu a přispějí k úspěchu vašeho výběrového řízení. Projděme tedy společně 9 bodů, jak správnou poptávku na grafické práce vytvořit:

1.   Interní definování projektu ve firmě

Může jít o váš projekt, ale také je možné, že projekt vymyslel někdo jiný a dostanete pouze za úkol vytvořit poptávku a zrealizovat výběrové řízení na základě přesně definovaných požadavků od kolegy nebo vedení firmy. Ale buďme upřímní, tato šance je malá. V reálném světě na vás nadřízený s telefonem u ucha na chodbě křikne, že potřebuje to a ono a než se stačíte zeptat „do kdy“, už odjíždí na zahraniční pracovní cestu.

V každém případě, než poptávku zadáte, je třeba ve firmě zjistit co nejvíce o projektu nebo ho sami připravit, příp. ho i prosadit, předem si zajistit rozpočet, neformálně či formálně zjistit jeho podporu u všech, kterých se bude týkat a kteří mohou pomoci dodefinovat podrobné požadavky na jeho zpracování. Má-li vaše firma zpracovaná pravidla na výběrová řízení, řídit se jimi.

2.   Výběr možných zpracovatelů

Pokud se jedná o projekt, který bude pravděpodobně někdy v budoucnosti znovu potřeba, je nejvhodnější hledat zpracovatele pro opakovanou spolupráci a v takovém případě si dát na výběru opravdu záležet. Nemusíte poptávat pouze u nejvíce viditelných zpracovatelů ve vyhledávačích, ale můžete oslovit také někoho, koho budete muset „hledat“. U kreativních projektů se vám takové „nalezení“ může vyplatit a můžete získat hodnotný výsledek za výbornou cenu.

Základním parametrem by pro vás pro zařazení do výběrového řízení měl být potenciál zpracovatele, který prezentuje na svých webových stránkách či sociálních sítích a měl by vás také oslovit jeho styl práce a prezentace. Zvlášť to platí u netradičních a jedinečných projektů.

Ze své vlastní zkušenosti doporučuji vyhnout se několika extrémům. Jednak těm, kde nemáte jistotu, zdali na daný projekt zpracovatel stačí. V mé praxi se mi stalo, že mi např. nabízela tvorbu webových stránek firma, která sama ve své době svůj web neměla! Dalším extrémem jsou neodbytní nabízeči. Pokud někoho oslovíte a on vám následně volá každý druhý den, jestli již jste je ve výběrovém řízení vybrali, není to dobré znamení. Moje extrémní zkušenost došla až do takového stavu, že se obchodní zástupce, který přišel ke mně do kanceláře na schůzku, nevybíravě vetřel na probíhající mítink ředitele, kde mu chtěl nabízet své služby. Samozřejmě to bylo to poslední, co mu mohlo přinést úspěch.

3.   Základní stručné instrukce

Stejně jako má smlouva preambuli, kde je uvedeno čeho se týká, je potřeba takto uvést i vaši poptávku. Ať již budou následně popsány detaily nebo ne, vždy se bude možné při předání realizovaného projektu vrátit k tomuto základnímu stručnému textu a vyhodnotit, zdali mu zpracování odpovídá. Velmi také pomůže tvůrci nabídky.

Jde o to uvést záměr projektu, jeho rozsah, požadavky na propracovanost a dokonalost, možnou návaznost na další projekty atp. Zkráceně řečeno, tvůrce nabídky by měl mít již po přečtení tohoto krátkého textu obecnou představu, zdali na vaši poptávku bude reagovat a zdali je pro něj vhodná.

Např. pokud budete chtít vytvořit logo, je vhodné napsat, zdali jej plánujete používat dlouhodobě nebo jej využijete jen pro časově omezenou akci. Zdali chcete propracované logo s nápadem na základě podrobného průzkumu trhu, oblasti podnikání a konkurence nebo vám stačí nějaké pěkné vytažené „ze šuplíku“. Již jen díky této definici předejdete předložení pro vás nesmyslných nabídek a ušetříte i čas tvůrci nabídky.

4.   Podrobné instrukce

Pokud máte zkušenosti či znalosti, jak má být projekt zpracován nebo jasné vize jak má projekt vypadat, neváhejte je sdělit co nejpodrobněji. V době, kdy jsem ještě grafické projekty sám netvořil, jsem je alespoň vymýšlel. Načrtl jsem např. na papír, jak bych si představoval layout banneru pro veletrh, shromáždil popisky, vybral font a shromáždil fotografie v nejlepší kvalitě a vše takto přidal do poptávky. Iv případě, že váš projekt takto detailně předem specifikovat nemůžete, je třeba co nejpodrobněji specifikovat všechny součásti projektu, které mají být zpracovány. Pomůže vám, když se vžijete do pozice tvůrce nabídky a představíte si, zdali máte všechny informace o projektu, abyste mohli vytvořit nabídku.

Často se jako freelancer setkávám s nekompletními poptávkami od zcela nekompetentních osob. Jako příklad uvedu poptávku na tvorbu webu od jedné malé brněnské tiskárny. Tato poptávka obsahovala pouze položky menu a jednu A4 textů. Žádné cíle, žádné vize či jakékoli specifikace požadavků. Na takovou poptávku se dá zareagovat 2 způsoby. Buď se dá vytvořit stejně nekompletní (a stejně nekompetentní) nabídka dle této omezené specifikace nebo udělat víceméně práci za poptávajícího a připravit nabídku kompletně zahrnující všechny doporučené položky, které by takovému webu přinesly úspěch. Zatímco v prvním případě by mohla být nabídnutá cena do10 tisíc, v druhém byla samozřejmě několikanásobně vyšší. Firma se rozhodla podle nabídnuté ceny a pokud přece jen získá dobrý výsledek, tak to bude jen dílem náhody, protože ani sama neví, jak by měl vypadat.

5.   Kdo jste

Tento bod je nepovinný, ale u větších projektů je vhodný. Pokud chcete získat požadovaný výsledek, je dobré sdělit, jak moc jste nároční. Jste-li např. velká firma s mnoha stovkami zaměstnanců a vaše pověst vás předchází, je to každému jasné. Pokud jste menší firma a máte rádi dokonalost, je dobré to v poptávce uvést. Je třeba předem vyselektovat a odmítnout nabídky, které sice mohou být levné, ale nepřinesou vám přidanou hodnotu. Nabízející nesmí být na pochybách, pro koho nabídku připravuje. Stejně tak je dobré uvést i příp. opak, kdy prostě jen potřebujete mít projekt jakkoli zpracovaný a výsledek nemusí být precizní, hlavně když bude levný.

6.   Vize a inspirace

Pokud chcete mít projekt dle svých představ, vždy máte možnost najít na internetu inspiraci, která může být úvodní nápovědou pro zpracování projektu. Stejně tak je možné najít i inspirace pro jednotlivé prvky projektu, např. fonty, barvy, styly atd. Vše, co pomůže upřesnit vaši poptávku po vizuální stránce, je vítáno. Čím jasněji své požadavky definujete, tím více se výsledek může přiblížit vaším požadavkům.

Na druhou stranu, nemusíte mít zájem ani čas se pouštět do podrobného vyhledávání inspirací nebo nalezení inspirací nemusí být snadné pro váš jedinečný projekt. Pokud se ale nechcete nechat „překvapit“ až výsledkem, tak musí být alespoň ve stručných a/nebo v podrobných instrukcích definováno co nejvíce, aby se zamezilo nepochopení. Např. když budete objednávat zpracování dynamického videa z vaší firemní akce, je třeba mj. definovat, co si pod pojmem dynamické video představujete, abyste nedostali výsledné video, které by za dynamické mohlo být považováno tak max. před 10lety.

7.   Deadline

V poptávce rozhodně nezapomeňte na stanovení deadlinu pro finální předání výsledku. Platí rovnice, že čím víc bude mít vybraný dodavatel na projekt času, tím bude nabídka ceny levnější a budete mít větší prostor pro zahrnutí svých připomínek. V případě, že se jedná o komplexní projekt, můžete také sami stanovit deadliny pro jednotlivé fáze projektu.

Praxe je bohužel taková, že se pravděpodobně i vy někdy dostanete do situace, kdy musíte řešit realizaci svého projektu na poslední chvíli. V takovém případě musíte výběrové řízení zkrátit na minimum a zaručení dodržení deadlinu vybraným dodavatelem bude jednou z vašich největších priorit.

8.   Cena a přidaná hodnota

Pokud se v poptávce rozhodnete uvést přibližné rozmezí ceny, kterou jste ochotni za realizaci projektu zaplatit, tak vám to pomůže tímto dále specifikovat poptávku a zamezit nabídkám, které by byly zcela mimo. Dle uvedené ceny vám také většina nabízejících bude schopna podrobněji popsat, jaký výsledek u nich za tuto cenu můžete dostat. Nabízející dokáže odhadnout, v jaké kvalitě si výsledek představujete a spočítá si, zdali je pro něj výhodné vám vůbec nabídku připravit.

Pro vyhodnocení výběrového řízení na grafické práce je ale cena jen jednou indicií a ve většině případů by neměla být tou jedinou a rozhodující. Obzvlášť u projektů, které budou mít přímý vliv na vnímání vaší značky či prodeje musíte řešit v první řadě přidanou hodnotu, kterou vám realizace projektu s určitým dodavatelem přinese. Musíte se tedy např. rozhodnout mezi realizací webových stránek za 10 tisíc, které budou tuctové, bez nápadu, ne plně optimalizované, s neřešenými detaily atd. Nebo si nechat zpracovat třeba 8x dražší plně optimalizované, moderní stránky ve všech ohledech, díky kterým se dostanete před konkurenci na dlouhou dobu. Pokud zjistíte, že vám lepší stránky mohou přivést více zákazníků, pro jakou nabídku se rozhodnete?

9.   Co nedělat, prosím

Můžete být postaveni před nutnost zorganizovat výběrové řízení a přitom nemáte nejmenší tušení, jak svou poptávku správně sestavit a nenapadne vás nic jiného než zkontaktovat nějakého menšího potenciálního dodavatele, který vám rád připraví kompletní nabídku, ve které objasní každý detail, a vy tuto nabídku následně přepracujete v podrobnou poptávku a oslovíte další možné dodavatele. Prosím, tak toto rozhodně nedělejte. Jednak je to ubohé a za druhé takové jednání dřív nebo později uškodí vaší firmě. Kreativci jsou sice vstřícní, rádi mluví o své vášni, kterou jejich práce současně bývá a také se zdarma podělí o své největší know-how, kterým je jejich kreativní myšlení. Když si to ale vezmete tímto způsobem, je to stejné jako krádež čehokoli jiného, jen na postihnutí chybí paragrafy. Ubožejší je snad již jen pořádání výběrového řízení, kdy je již předem znám vítěz, ale o tom podrobněji v jiném článku tohoto blogu.